信息与沟通 为了使职员能执行职责,企业必须识别、捕捉、交流外部和内部信息。
外部信息,指市场份额、法规要求、客户投诉等。外部信息与来自外部的风险类似,ERP难以起到有效的帮助,至多对一部分规范性的外部信息,可以在企业已经识别、捕捉到之后加以更高效的处理。
内部信息,指会计制度、管理制度、经营数据等。说到底,ERP系统是一个提供内部信息、规范内部信息的系统,企业合理的使用ERP,可以借鉴ERP系统拟定相关制度,通过ERP系统规范其执行,并将成为制度与数据的载体运行于企业之中。
沟通。沟通包括使员工了解其职责,了解其工作如何与他人联系,如何对上级报告例外情况。ERP可以通过其授权体系使员工了解自己的职责,通过参与业务流程、完成单据与报告使员工了解自己工作与他人工作之间的关系。
监控 评价内部控制质量的进程,包括持续监控、独立评价或两者结合的方式。
持续监控。持续监控建立于单位内部的业务循环当中,包括日常的管理监控活动。如分部和总部采购、生产和销售部门的经理保持日常经营联系,对与他们观点不同的报告提出质疑以保证相互间的监督。没有ERP,就没有持续监控的客观、科学标准,监控要么流于形式,要么各抒己见难以统一,而ERP中的主生产计划衔接销售与生产、物料需求计划衔接生产与采购仓储部门、资金计划衔接业务部门与财务部门,相互之间的监控以翔实的记录为依据,以科学制定的计划为准绳,当然可以持续有效地监控。
独立评价。独立评价通常由内部审计部门或人事部门执行,对内部控制的设计和执行情况检查评价,与有关人员交流并提出改进意见。ERP系统可以让内部审计人员快捷深入地了解业务流程与其间的控制体系,并在业务抽样、正确性复核等方面节约部分工作量。
对照上述的分析,我们可以得出一个ERP在企业内部控制体系中所起作用大小的影响表如下。其中,影响方式指ERP对内部控制系统的帮助是直接的、由其自身特点带来的,还是间接的、由于使用ERP改善管理与环境带来的;影响范围指的是ERP在该领域带来的影响是针对企业全局的,还是限于企业内部部分人员与机构的;影响力则指是否应用ERP系统,对该控制的领域所造成的变化。